Mandat
Klubben ledes og forpliktes av styret, som er klubbens øverste myndighet mellom årsmøtene og skal iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. Styret velges av årsmøtet som normalt avholdes mars hvert år (meld interesse eller foreslå kandidater til valgkomiteen).
Styret er et kollegium og har et felles ansvar og ingen har større myndighet enn øvrige styremedlemmer. Møteleders stemme er avgjørende ved stemmelikhet.
Hvis noen skal bli tillagt beslutningsmyndighet, såsom signaturrett til å forplikte må styret bestemme det gjennom et vedtak. Det er vanlig at man gir styremedlemmer eller team (arbeidsgrupper) i oppdrag å utføre tydelig definerte oppgaver..
Styremøter avholdes når leder bestemmer eller når minst to styremedlemmer forlanger dette. Det bør lages en møteplan. Styret er vedtaksført når et flertall av medlemmene er tilstede. Styret kan i tillegg til formelle styremøter også velge å avvikle rene arbeidsmøter med hele eller deler av styret.
Ved oppstart av hvert styremøte etterspørre om det er inhabilitetsinnsigelser knyttet til behandling av noen av sakene. Det bør protokollere om det er eller ikke er innsigelser.
Det føres protokoll fra styremøtene sok skal være tilgjengelig for medlemmene, med mindre styret bestemmer noe annet i den enkelte sak. Dersom de publiseres på nett er det viktig å huske på personvern. En protokoll skal inneholde forslag til vedtak, antall stemmer for og imot forslaget og endelig vedtak. Hvis man er grunnleggende uenig i noe som er vedtatt, eller med måten man har gått frem på i en sak, kan man kreve protokolltilførsel med ønsker tekst i samme møte. Dersom et medlem i ettertid har merknader til det protokollerte, uten at vedkommende har fremmet krav om protokolltilførsel, kan det fremmes på styrets førstkommende møte for vurdering av styret. Styreprotokoll skal godkjennes av styret på påfølgende styremøte.
Faste oppgaver:
Konstituere nytt styre, tildele roller og fullmakter.
Organisere klubbens oppgaver på tvers av styre, team (arbeidsgrupper), frivillige, leverandører, partnere mv.
Følge opp budsjett og økonomi året igjennom.
Sikre eventuell tilleggsfinanisering via eksterne tilskudd til tiltak.
Forberedelser årsmøter/NIF-rapportering:
Aktivere valgkomite og ta et innledende møte med de.
Valgkomite innstiller kandidater til styret og kontrollutvalg.
styrer innstiller kandidater til neste års valgkomite.
Revidere lovnorm utfra endringer NIF og APKs behov.
Sende innkalling årsmøte minimum 1 måned i forkant av årsmøte.
Klargjøre regnskap og budsjett til årsmøtet og sikre at kontrollutvalget gjennomfører sitt arbeid inklusive komtrollutvalgets beretning.
Klargjøre årsberetning og øvrig saksunderlag til årsmøte.
Motta o innmeldte saker senest 2 uker før årsmøte som styret vurderer og klargjør for årsmøtet. Eventuelt med styrets forslag/anmerkninger til,vedtak.
Sende ut saksliste med underlag minimum 1 uke i forkant av årsmøte.
Gjennomføre årsmøte innen utegangen av mars hvert år med protokoll som signeres av to medlemmer og gjøres tilgjengelig for alle medlemmer.
Rapportere inn nytt styre til NIF og Brønnøysundregisteret, samt fordelere og informere om øvrige roller internt og mot NIF.
Forestå årlig samordnet rapportering til NIF (frist 15. april).
Bemanning
Samlet APK: Se Organisasjonskart og Ansvars-/aktivitetsplan
styreleder, nestleder, 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer
Kontakt
Distribusjonsliste: styret@apk.no / groups.google.com (hjelp / mer info)
Kontakt: kontakt.apk.no / info@apk.no
Verktøy
Google Chat + app + via Gmail web (hjelp)
App DNB Bedrift (brukes for oversikt og godkjenne betalinge)
PowerOffice Go - regnskap.apk.no (hjelp)
App Poweroffice Go Mobile (kan brukes av de som vil godkjenne betalinger)
App PowerID for tofaktor autentisering ved pålogging
Club Spond (hjelp) / Spond.com (hjelp)
HubSpot CRM + app (hjelp)
Infokilder
1. Organisere styrets oppgaver
Styret har ansvaret for den løpende organiseringen og driften av klubben mellom årsmøtene som innebærer å sikre at nødvendige og prioriterte oppgaver blir utført i regi av styret eller delegert ut til ulike frivillige-team via styregodkjente mandater. Se Organisasjonskart.
Planlegge og avvikle fysiske eller digitale styremøter etter behov.
Avvikle styremøter med innkallinger, vedtak og protokoller.
Ved særskilte behov for å fatte vedtak mellom møter kan dette gjøres når alle styremedlemmer er enige og vedtaket i etterkant innføres i protokoll.Avvikle utformelle arbeidsmøter utover styremøter etter behov
Identifisere og klargjøre aktuelle styresaker gjennom året. Styremedlemmer, frivillige-team og klubbens medlemmer kan alle sende inn forslag til styresaker.
Justere ansvars-/aktivitetsplan (årshjul) gitt år, handlingsplan inkl. klubbutvikling over tid.
Avstemme mot team, prosjekter fortløpende og fatte eventuelle vedtak.
Vurdere behov for oppfølging leverandør-/partneravtaler.
Foreta sikkerhetsvurdering ifht. HMS, aktivitet, forskringer, GDPR osv.
2. Konstituere nytt styre, tildele roller og fullmakter
Sikre ryddig overlevering av oppgaver og ansvar.
Fordele roller og ansvar, herunder:
HMS-ansvarlig (styreleder om ikke utnevnt).
Styresekretær (styreleder om ikke utnevnt).
Økonomiansvarlig (samtidig må hele styret ha nødvendig oversikt og kompetanse).
Kontrollutvalgskontakt(er) som sikrer at det dialog styret etter behov.
To personer i styret som skal godkjenne utbetalinger via DNB Nettbank.
Styreleder eller utnevnt person har i tillegg et kredittkort som kun skal brukes til Internett-fakturering som krever kredittkort (eksempelvis programvarelisenser og Facebook-annonser). Kjøp i forretninger som ikke tas via faktura skal tas som utlegg med bilag, men kan unntaksvis tas via klubbens kredittkort.Politiattestansvarlig (styreleder om ikke utnevnt)
Politiattestansvarlig vara
personalansvarlig / innleide-koordinator (styreleder om ikke utnevnt)
Deltakelse på NPF Padletinget (valgfritt).
Styreleder og nestleder registrerer og må begge godkjenne utbetalinger via DNB Nettbank. Styreleder har i tillegg et kredittkort som kun skal brukes til Internett-fakturering som krever kredittkort (eksempelvis programvarelisenser og Facebook-annonser). Kjøp i forretninger som ikke tas via faktura skal tas som utlegg med bilag, men kan unntaksvis tas via klubbens kredittkort.
Alle styremedlemmer og kontrollutvalget gis lestilgang til regnskapssystemet PowerOffice Go.
Aktivere kontrollutvalg valgt på siste årsmøte slik at de kan føre tilsyn for perioden.
12. Følge opp budsjett og økononomi året igjennom
Kontrollere tilganger/fullmakter nettbank, regnskapssystem mv.
Alle innkjøp mv. forelegges og godkjennes av styret .
I særskilte saker kan styret gi fullmaktsramme for et spesifikt formål.Arkivere og attestere fakturaer/bilag for betaling via nettbank
Kontrollere og følge opp APKs webshop, kortinnbetalinger, NIF BuyPass mv.
Kontrollere økonomi underveis og mot budsett/tildelte midler gjennom året.
Klargjøre og sluttføre regnskap og neste års budsjett.
Innstille neste års kontingent til årsmøte som del av saksunderlag.
Fremlegge budsjett og forslag finanisering for basis drift, samt særskilt tiltak.
Kontrollere fjorårets regnskap i styret og via kontrollutvalget.
13. Sikre tilleggsfinanisering via eksterne tilskudd tiltak
Vurdere å søke tilskuddsmidler etter behov hos ulike kilder.
Vurdere å søke utstyrsrefusjon via NIF (tippemidler).
Vurdere å søke momsrefusjon via NIF.
Sjekke status og vurdere egen info medlemmer om NTs Grasrotandel
Vurdere å promototere Grasrotandelen, spleis.no og andre mekanismer
