Team APK Utlån & utleie

Mandat

Ansvar for alle forhold knyttet til bookingsystem, vaktordning utlån av utstyr. Teamet har et kjerneteam som har ansvar for de administrative oppgavene og en vaktordning som betjener selve utstyrsutlånet i tråd med mandat vedtatt av styret.

Oppgaver:

Organisere teamets oppgaver
Ettegå utstyrsoversikter
Klargjøre informasjon om utstyrsutån.
Følge opp booking, avvik og henvendelser
Betjene utstyrsutlån og utføre gitte tilleggstjenester

Bemanning

3-5 i Core Team og minimum totalt 25 (gjerne flere).
teamleder: Jon Anders Berthelsen

Bli med som frivillig

Status: Trenger flere frivillige
Søk om å bli med i team: Bli frivillig
Se dine grupper: groups.google.com/my-groups

Kontaktpunkter

booking.apk.no
Offisiell e-post team: vakt@apk.no
Offisiell-post booking: booking@akerselvapadleklubb.no
Gruppemeldinger (mer info)
teamustyrsutlaan@apk.no
groups.google.com/my-groups

1. Organisere teamets oppgaver

1. Følge Kjøreregler organisering som gjelder organisering av alle team og grensesnitttet mellom de de enkelte team og ovenfor styret.
2. Gjøre seg kjent med følgende:
  1. Organisasjonskart
  2. Ansvars-/aktivitetsplan

2. Ettergå utstyrsoversikter

1. Ajourføre utstyrsoversikt i samarbeid med Team Utstyrsvedlikehold & Anlegg og Styret.
  En skal spesielt ettergå følgende:
  - tilstand/slitasje
  - ID-merking og APK-logo på utstyr
2. Vurdere kapasitet og gi innspill for behov nytt utstyr til Styret.
3. Etterse forsikringer utstyr og anlegg i samråd med Styret.

3. Klargjøre informasjon om utstyrsutlån

1. Revidere innhold ved sesongstart og ellers ved behov under https://booking.akerselvapadleklubb.no.
2. Gjennomgå oppsett booking-systemet Bookly (bookly.apk.no) start-/sluttperioder, innlagt utstyr.
  Sjekke hver enkelt ressurs mht. hvorvidt e-postadresse til Google-kalender er aktiv eller må kobles på nytt - alle ressurser må få fornyet kobling årlig da kobling/tilgang inaktiveres av Google "off season" grunnet inaktivitet.
3. Ettergå APK-sikkerhetsregler og sikkerhetsutstyr som må være tilgjengelig ved utstyrsutlånet.
4. Revidere og klargjøre oppslag mv. utstyrsutlån.

4. Følge opp booking, avvik og henvendelser

1. Planlegge åpningstider for sesongen og kordinere klargjøring sv utstyr som utføres av APK Team Utstyr & Anlegg..
2. Klargjøre i samråd med styret hvorvidt booking skal settes opp til å tillate noe utleie til ikke medlemmer.
3. Klargjøre booking-system med riktig utstyr, åpningstider ved sesongstart og justere oppsett, epostmaler mv. etter behov gjennom sesongen.
4. Følge opp henvendelser gjennom sesongen via booking@akerselvapadleklubb.no og andre kanaler knyttet til utstyrsutlånet.
5. Følge opp e-postvarsler fra Vann- og Avløpsetaten rundt vannføring i Akerselva og ved mer enn 10 m3/s varsle alle med bookinger at utlån må avlyses, samt varsle utlånsvakter via vakt@akerselvapadleklubb.no.
6. Produsere statistikker og sammendrag av utlånet gjennom året.

5. Betjene utstyrsutlån og utføre gitte tilleggstjenester

1. Lære opp nye og eksisterende frivillige til utstyrsutlån - se Bli utlånsvakt.
2. Kartlegge behov for kurs livredning og førstehjelp for aktuelle frivilligeressurser.
3. Få bistand fra APK Team Frivilligeoppfølging rundt frivillige og registrering og oppfølging av vaktplan i Spond i samråd med teamleder Utstyrsutlån.
4. Betjene utstyrsutlån kajakk/kano//SUP som beskrevet i Vaktinstruks utstyrsutlån kajakk/kano/SUP og utstyrsutlån som beskrevet i Vaktinstruks btutstlå båter som beskrevet under Vaktinstruks båtutlån både på vanlige utlånsdager, samt tur- og kursdager, samt eventuelle events, eksempelvis cleanups turer.
  Herunder rapportere avvik på utstyr og ankegg som vil bli fulgt opp Team Utstyrsvedlikehold & Anlegg.
5. i sommerperioden, typisk medio juni til medio august være tilstede i Olafigangen og bistå andre APK-aktiviteter i tilllegg til utstyrsutlånet.